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10 conceitos Básicos de Contabilidade, You Need to Know to Run a Successful o E-commerce, Business

Bruno MacielBruno Maciel

Contabilidade é a painful necessity.

“It’s the boring side of business. “I don’t like” dealing with it ” either.

But if you want a sua empresa a crescer, você não pode avoid it.

“You could lira turca (try) tossing” all you recibos no shoebox and handing eles a um desconhecido.

But you’ll be handing eles o controle de qualidade. Que através risking the sucesso de seu negócio.

You’d be handing eles o de nice chunk of change to do it all for you too”.

“I promise” it’s not as complexo, as you might medo, porém.

And you shouldn’t need an accountant é o day-to-day de gestão.

Even if you pay for help, you should ” still know the conceitos básicos de si mesmo.

This way, you can understand and pergunta o que someone is telling you”.

After all, ” it’s your business at stake.

The following tenha em contabilidade conhecimentos básicos de will cover de ” everything you need to know to understand your money and ask the smart perguntas.

1. Get yourself contabilidade de software

Seu álbum de estréia, Don’t try to peça it all together uso do excel ou a calculadora.

De si mesmo a favor de and get contabilidade programa de software. Freshbooks is marketed to customers who run, e-commerce, businesses.

Or if you use Shopify, não está a bunch of accounting software, apps, you can get right in their app store.

Not sure what you want? Teste de saída e a de free one. Or pick-one, com 30 dias de teste grátis.

A melhor opção will depend on your business and preferences.

If you’re mall meio da app store, make sure ” you’re colheita da bookkeeping do sistema.

Look for an app que will a pista de vendas, costs and inventory.

Avoid apps que apenas criar faturas or just can provide dos relatórios. You want (na ferramenta do restaurante can do it all for you”.

Whether you recolha de software através de Shopify ou vá com algo mais, pick-one that will sincronização directly to your e-commerce da loja.

It will make life a whole lot easier.

2. O Track your cash-flows

Passo dois: watch e o seu dinheiro.

“If you don’t have a que me bank account for your business, ainda, get one”.

You need to know ” que o seu negócio é fazer dinheiro. The fácil way to see this is to watch, seu fluxo de caixa.

If you have more coming in ” e “then” going out”, “you’re probably doing well”, certo?

You should also be watching the timing of the money ” going out and-coming-in.

After all, “what if” all you projetos de lei estão manhã?

It won’t matter “a whole lot” if you have de us $1 milhão de coming in next month ” if you can’t pagamento de seus empregados until then.

Keep in mind de obter chaves você tem em suas contas.

O que é payment methods you offer de seus clientes? De qualquer um deles (place de retenção em torneios?

Is there a cinco dias de atraso, desde a vez que uma equipe de serviço ao cliente de pagamentos para a equipe de ” the money is in your bank? You need to know this ” when you’re figuring out when you’ll have money to spend.

Shopify ofertas free template for acompanhar os outros. You can easily create your own em excel.

Trilha da canção ” what you expect to spend each da semana. Trilha da canção ” what money you expect to come in each da semana.

“If” what you need to spend is more than your current bank balance plus, what’s coming in”, ” you know you’re in to have a problem.

Seguir essas dicas to help improve your cash-flow:

3. Determinar como o-crescimento

If you’re venda de um serviço, então ignore este passo.

Crescimento é o produto de you sell or de todos os materiais you use to build a esta lista.

Seu álbum de estréia, Don’t forget to include qualquer costs for vereda or sua embalagem do produto.

Decide em qual estadia mínima, o volume de crescimento you want to have na mão, e o “make sure you are acompanhamento ao crescimento de so you can “reorder” before you pass deste ponto.

The last thing you want is to run out of the inventory and perder vendas.

Why is de crescimento, parte de conceitos básicos de contabilidade?

Crescimento equals dinheiro.

É o money you “spent” to buy the stuff. Money you won’t make up until you back, e a venda de seu produto.

The money “tied to your crescimento can change” while ” it’s a creche em seu armazém de dados (ou loja ou apartamento).

If I buy de 50 produtos com at $100 por cada pulsação, e ” tomorrow the price-shoots, a up to $150, apenas no crescimento is suddenly digno de morte.

But if the price drops amanhã to 50 dólares, apenas no crescimento is worth (texas), não obstante.

And watch out for “shrinkage’!

“That’s when you” suddenly têm menos de crescimento que a música ” what you’re supposed to.

“You know you bought de 50 produtos. “You know you’ve sold and shipped dos 40.

You should have a 10 para a esquerda, a direita?

A canção ” What if you only have da 8 para a esquerda?

That is ‘shrinkage.’

Maybe: an item love lost, ou stolen, ou baseada em b-side and had to be thrown para a saída. There are lots of reasons ” it happens.

The good news is shrinkage is dor de when you don’t have o material em uma única planta da loja.

Armazenamento de dados shrinkage is actually muito baixa. Typical shrinkage is less than 1% do seu total de crescimento.

If you’re operacional para os negócios fora de sua casa, é o even less likely you will have shrinkage.

After all, “you’re less likely to have someone roubo de crescimento if you’re the only one” em torno dele.

“É também um lote harder to lose de crescimento in an apartment é um apartamento compared to a supressão de armazenamento de dados.

That said, shrinkage can happen to anyone.

This is why it’s important to physically conde de crescimento regularly. You need to know if you just ‘lost’, 100 € em vale of product and fator, que na sua contabilidade.

4. Understand your cost of goods sold

Cost of goods sold é o controle directly tied to the products you ” sold.

Este é o crescimento sold plus how much it cost to make the inventory.

Let’s say you da one no widget. Whatever it cost you for the parts plus ” whatever it cost to build it should be the cost of goods sold é que o widget.

If the parts of the widget custo de us $50, o packaging custo de $10, e o you paid usuários a us $25 to put it together”, seu custo é que o widget de is us $85.

This can get a lot more confusing to figure out if you bought a lot of “widgets” at different prices and you’re a pagar different people ” different salaries, to put them home.

Seu álbum de estréia, Don’t overcomplicate de turnê.

The fácil way to figure it out is to use a weighted average. Here’s an example of calculating a weighted average:

($440 divided by-5 is $88.)

Anything that is directly tied to your products and has a cost “increase” when you make more baixista da bandaif should be in cost of goods sold.

“If you pay empregados por cada widget do they make incluir their trabalho.

“If you pay eles o plano hourly rate, even if they don’t make a single thing that day”, seu álbum de estréia, don’t include “their trabalho” in the cost of goods sold.

The retail price of an o elemento de minus the cost of the item is you ‘gross margin.’

“This is not your profits. It just tells you ” e “how much” you’re making on each item before you add-in-all-your-other expenses.

A turnê pode obter muito complicated ” here if you have different costs for different de vendas de condições.

For example, o ” you offer free shipping on all orders over us $100?

This means you cost of goods sold is going to increase cada vez que uma equipe de serviço ao cliente de buys mais que $100 vale a pena de coisas.

It will also mudança da instrução for each different situação you ” ship to.

Somam-Se os sites de will tell you not to include transporte da entrada costs of goods sold.

I disagree. ‘Carga de saída’ goes up or down, com o volume de you sell.

To simplify de ti, para que tua accounting system track do seu actual cost of goods sold. If it’s linked to your e-commerce no site, it should be able to do this ” automatically.

For predicting seu futuro cost of goods sold, guardar no álbum dor de cabeça, and just use an a zero.

If (last month you ” sold $1,000 and prêmio de r $150 é transporte livre, isso é de 15%.

So you can assume that if next month you de venda de r $2.000 (you will probably pagamento de us $300 (ou 15%) para o envio.

It won’t be perfect, but it’s better than just leaving the cost, fora do planejamento.

Here’s a simples way to calculate seus estados average cost of goods sold, incluindo o transporte livre, o packaging and any other e-commerce, com o fees:

5. Calcule o all other expenses

Now you know you costs directly tied to de vendas em volume.

Seguinte (Next), ” you need to understand how much everything else is costing à merda.

Qualquer expenses “that don’t increase” when you sell more or decrease” when you, e a venda é chamado ‘foi corrigido expenses.’

For example, ” if you pay, o aluguer mensal, the amount is, que foi corrigido. It won’t change whether you da one, o widget de or “one million”.

Nestes costs aren’t part-of-the cost of goods sold and aren’t factored em seu gross margin.

They do affect your profits and seu fluxo de caixa, no entanto.

Common-corrigido expenses são:

Nestes expenses are considered ‘fixed’ since you have to pay eles even if you do nada, next month.

Seu álbum de estréia, Don’t get this confuso com an e controle being the exact mesma quantidade todos os dias.

An de controle, como os utilitários de poder “be more” one da semana seguinte. Or it might be more in the winter, que ” in the summer.

“It’s still a que foi corrigido controle de entrada contabilidade os termos.

If any controle changes dias por semana, you should use an average é budgeting.

6. Figure out your break-even vendas de requirement

Budgeting and planning importante são os mesmos de corrente da empresa.

After all, “you’re not going to just want to know if you made a profit último mês,” you’re going to want to know if you expect to make this one month and next.

O seu break-even vendas de quantidade é o valor de vendas americanos ” you need to earn to cover de all sua costs.

For example, let’s say all you ‘fixed costs” add up to $5,000 por mês.

This means you have to do enough of your product to cover de ” the cost of making them (incluindo o de trabalho), além da an additional $5,000 just to break-even (no profit and non-loss).

Figure out your gross margin por unidade (vista a partir do quarto de basic).

Então divide seu fixed costs by the amount to figure out the number of units ” you need to da venda.

If you break-even número de unidades de is mais de 5.000 and you think you can only make-or-venda de 3.000, ” you know you’re in sem problemas.

If e break-even “is 5,000 and you think you can make up and sell at least mais de 10.000 then you know, you should be making money”.

Lembre-se que seu fixed costs ” don’t easily a mudança.

For example, “if you’re in five-year (lease,” you’re going to struggle to find a way to a dor de seu aluguel.

This means “if you break-even seems é muito alto, you should” first look at either criar seus prices of trying to com uma dor de sua costs of goods sold.

“You could do leste por charging more é o transporte livre, o uso de baterias cheaper material or-descrição cheaper de trabalho.

Here’s ao look of the break-even:

7. O Track your sales and lucro antes de impostos

Now you know how many items you need to sell to break-even.

Next, you need a way to track, seus sais.

Este lets you know cedo no if you’re going to have an issue. It will help you also manage your money”.

Let’s say you figured out you need to de venda de mais de 5.000 unidades de to break-even.

“It’s now. the 15th of the month and you’ve só sold os anos 1500.

If you’re acompanhamento de suas vendas, you’re able to notice este. Now you have time to do something about it”.

You still have two days left to try and drum up more business with some extra digital do marketing efforts.

Just make sure that if, que é o “prêmio” de marketing, que está em ” the cost of that into you orçamento.

After all, if you spend $2000 por to-increase vendas por us $1000 then it wasn’t worth it right?

One way to track, seus sales (is, gestão de links do Google Analytics to your e-commerce no site.

No Google Analytics, ainda tem o plug-in for your e-commerce site to make it easier.

Log in to your Google Analytics and go to your Gerenciador de Configuração.

Next go to your e-commerce da configuração.

Então o turn e na opção “Enable e-commerce’ switch e ‘enviar.’

Você pode aprender mais sobre o Google Analytics, in some dos meus outros posts, ou do check-out my video.

But let’s get back to contabilidade.

Now that you know vendas, cost of goods sold and all your teacher ‘fixed’ expenses, you know your earnings before tax assim.

Keep in mind “profit” don’t mean ” cash in hand!

Let’s say you, e a venda de um serviço digno de us $3.000, but you de oferta e demanda para os três dias payment plano.

Suas vendas would show de us $3.000, mas sua bank account may only show de $1,000.

The middle east airlines (meaes even if you accounting software que diz “you made a lucrativa de $500 em diante o” after all expenses “you won’t have an extra de r $500 em sua bank account”.

If all of your expenses are actually ” prémio de saída este mês, então, a sua bank de saída could go em rede.

Ali estão os tons de contabilidade gira em torno da ” when to recognize no quartil.

The momento é quando to recognize, sales and expenses pode obter bastante complexo.

Leave this for you accountant and tax computador. “It’s not e when it comes to the day-to-day management (gerenciamento de seu negócio.

If you ever go pública, you’ll need to know the more avançado de contabilidade e reporting system, but they’re not needed for managing your business.

8. O Set up da adequada tax rates for customers

Here’s the parte mais pessoas groan sobre: cascalho.

As taxas de cre inevitável, and they can get bastante fine.

If you, e a venda de um lote de different products and services, a lot of people around the world, you may want to v o profissional de at this point.

Thankfully, sistemas são bastante inteligente nos dias de hoje.

Seu e-commerce, software should take care of the most of this for you”.

“As long as you opção na lista dos something that is tributáveis, onze de seus serviços coloca” in their catálogo de endereços, it should calculate the tax payable.

If you use Shopify, você pode set que este cima no Serviço de configuração:

And if you have tax exempt products or os clientes, você pode regular exemptions directly em seu e-commerce da loja.

The detailed instruções para Shopify exemptions can be found here”.

9. Planejar seus pagamentos de impostos

Now that you’re properly set up to collect, impostos, you also need to make sure ” you’re ready-to-pay it.

Your tax as regras de will depend on where you’re physically gente jovem.

Em henderson, nv, expect that you need to submit as much in de impostos para as you’ve recolha.

This means “it’s important to recognize the money” os imposto e o set it aside. If not. it could hurt when it comes a time-to file!

Se somam em compras on-line de serviços, tais como Shopify, allow you to include de impostos em suas vendas preço.

This means that your product is always $40.00 whether ” you’re venda de ti e a atenção ao cliente, the who pays, no serviço de or one who pays 15% de impostos.

The difference is that your sales price and profit”, estão em baixo quando seu cliente está na região de sobre impostos.

I wouldn’t, recomendo usar a função deste.

It can make it more uma pessoa to no plano atual de vendas de dólares you expect to earn.

It can also “make it easy to lose” track of the how much profit you pick and how much serviço de you recolha (which then you will have to pay out (saída).

If you do want to include “serviço” in your etc, make sure you can run, o serviço de relatórios.

This should easily tell you how much you recolha de entrada, taxas, so you can still identificar it and put it aside.

É Shopify serviço de relatórios, acesso aos Relatórios, antes Finanças.

Então, clique em ‘Cascalho’ and it will bring you to detailed serviço de relatórios:

“It’s a good idea to set aside alcançar taxas de you will need to pay out, so they don’t get lost in your bank balanço or, incluindo em seu fluxo de caixa.

Consider abertura a que me contas de just for taxes.

10. Understand your balance sheet

We’ve agora bônus descansar em sua renda de declaração, bem como o fluxo de caixa.

“The only thing to cover, é o equilíbrio de dados.

“This is what helps you” track your company’s a long-term saúde “to see” overall ” how your company is doing.

An income statement é um instantâneo no tempo. O balance sheet is the bigger picture.

The balance sheet is made up of assets, liabilities and equity.

Assets are things you have de valor, como ” cash in the bank.

Liabilities está debts or “pagamentos” you owe.

Risco is the difference between the two.

Let’s say your car is worth $50,000 e você deve ter $30,000 you still owe nela.

Que através de seu gerenciamento de ativos is us $50.000, sua liability is $30,000, e o seu risco de is us $20.000.

If you sold the car ” when you’d get a 50.000 € de entrada à vista. Then you have to pay off the $30,000 in debt that you owe, and you’re a da esquerda com $20,000 no seu bolso.

This means you have and equity and if you had to get rid of the car “when you’d “make money”.

“This is how you want your business’ balance sheet to look.

Here’s more common panorama:

O seu car was worth $50,000 when you bought it. “You took out em 50.000$, o loan to purchase, etc.

As soon as you drove it off the lot, que dropped in value and is now ” só vale a pena $40,000. Tudo, depreciation, which means that turnê decrease in value as they get older.

If you need to sell it now, you will sell it for $40,000, e o pagamento de off – $40,000-in debt.

You will be a esquerda com o car and still owe $10,000 de entrada dívida.

Esta é uma ‘negative equity.’ It means you owe more than you own.

This is the place to be”.

If seu negócio é neste estado, it, através de you’re losing dinheiro.

If your income statement makes it look like you’re making a profit, mas seu balance sheet is telling a different story, then you’re missing something in your expenses.

A turnê como interest pagamentos on-line loans are an easy one-to miss.

If you have a high loan interest that keeps increasing your liability, trata-se da can easily kill your profits “without you”, tal qual realizing de ti.

That’s why the balance sheet is good, the second look to make sure you don’t miss anything.

O protocolo simples de transferência de registro de to make sure your balance sheet é correto is to remember the assets = liabilities + risco.

Conclusão

Eu now bônus todos os conceitos básicos de contabilidade de ” you should be following day-to-day and dias por semana.

Start with basic de contabilidade programa de software. It will make up your life”, de lot, simpler.

Então, lembre-se “cash is king’ e chegar à chave no seu fluxo de caixa. You should be gestão do leste na weekly basis unless you have a big cash reserve em função da up.

Seguinte (Next), ” you need to understand your sales expenses and profit. “This is your income statement and lets you know if you’re making money each da semana, mês, ou ano.

Seu álbum de estréia, Don’t forget to planejar os taxes. O Set-up de seu e-commerce, web-to collect eles ” if you need to. Put aside the money to pay eles when you need to.

Finally, build your balance sheet. Or let your contabilidade suavelas bens de do it for you”.

This will let you know-how ‘saudável’ your company is a long-term. It’s an easy way to tell you have too much dívida.

There are lots of additional contabilidade rules and tricks ” that can help you save money at serviço para seu computador.

There are also relatórios de opções de that should be considered ” if you’re trying to get investidores ou um câncer é expansão.

Mas não é corrente de seus negócios, seu álbum de estréia, don’t get sucked no fine regras do jogo. It will justo distract you ” de sua crítica day de emprego de correntes de sua empresa.

An accountant (can help you with pool de above and beyond the basics ” if you need it.

O que o software you currently use to handle sua contabilidade em geral?

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